El mito de la barrera de la secretaria – un enfoque alternativo

Por Silvia Estrems

Si somos decisor (VITO), ¿qué podemos esperar de nuestra secretaria?

Es una persona clave a nuestro lado que debe vincular nuestra imagen, proteger nuestro tiempo, resolver grandes y pequeños problemas, gestionar las relaciones internas e externas. Muy a menudo, en las grandes organizaciones, tenemos dos figuras: la secretaria y una (o varias) persona de confianza que asumen la resolución de problemas que requieren más tiempo con estudios o gestión de proyectos. Cuanto más compartimos los retos con estas personas más eficientes vamos a ser en nuestro trabajo.

Si somos secretaria, ¿cuáles pueden ser nuestros retos y cómo los podemos resolver?

Nuestro reto primordial es generar el nivel de confianza suficiente con el jefe para que comparta con nosotras grandes problemas y no solo temas menores (los habituales de logística).

Para ello, la clave es entender el mundo del jefe para actuar como complemento indispensable y a la vez interactuar con él en su mundo.

Por ejemplo:

• Si tenemos un jefe inspiración: darle la seguridad del mundo industrial y compartir con él ideas nuevas.
• Si tenemos un jefe industrial / doméstico: desarrollar las tareas de forma industrial / doméstica pero al mismo tiempo aportarle visibilidad (mundo opinión) y/o eficiencia económica (mundo mercantil).

Y entonces, si somos vendedores, ¿cómo debemos actuar para acceder al decisor (VITO)?

La clave es transformar a la secretaria en una aliada en lugar de considerarla como una barrera: se trata de resolver sus retos profesionales, o incluso otros temas más personales, con sinceridad para posicionarse como su médico y que llegue a compartir con nosotros lo que tiene que resolver para su jefe.

Algunas sugerencias para llegar a construir una relación de calidad con ella:

• Visualizarla como un target y preparar los encuentros para despertar su interés.
• Establecer la relación con ella: en recepción pedir hablar con ella o verla a ella.
• Desarrollar el encuentro con todo lo explicado en este blog (preguntas, interacción positiva, entrevista CIMA, criterios de decisión, etc.).
• Identificar y resolver sus problemas (por ejemplo: sugerir cómo actuar para resolver un conflicto, ayudarle a organizar un evento, aportarle ideas o contactos, encontrar una beca para su hijo…).

Obviamente, esto sólo funciona si el enfoque es sincero y realmente resolvemos sus problemas.

Todo esto es más fácil contarlo que hacerlo... pero al final, puedo decir que en mi red de amigas cuento con un numero no menor de secretarias de dirección.

¡A practicar!