¿Por qué es importante escribir?

Por Silvia Estrems 

La cultura del escrito sigue más o menos desarrollada según los países, entornos o actividades profesionales. Aun así, se puede encontrar múltiplas ventajas a tomar el hábito de escribir en cualquier circunstancia.

1. Para preparar reuniones exitosas

Sabemos que preparar las reuniones permite alcanzar su objetivo de forma eficaz.

Hacerlo por escrito facilita la preparación obligando a formalizar cada punto: objetivo, integrantes de la reunión (qué saben y qué resistencias o motivaciones pueden tener), etc. Pero también permite recopilar la información que existe sobre el tema, buscar ideas alternativas de soluciones que si ya se tienen pensadas permiten dedicar la reunión a profundizarlas más que gastar el tiempo buscándolas.

Una herramienta ideal para esta preparación escrita es el mapa mental.

2. Para preparar las comunicaciones / hacer comunicaciones eficientes

“Os escribo una carta larga porque no tengo tiempo de escribirla escueta”. (Voltaire)

Ya tenemos claro que aunque la comunicación prevista sea verbal, si la tenemos preparada por escrito vamos a ser más concisos, concretos y por lo tanto eficientes. 

Ver cómo Jeff Bezos (Amazon) pide escritos para sus reuniones de comité de dirección. 

3. Para profundizar el intercambio durante reuniones o entrevistas

Si apuntamos lo que se comenta durante las entrevistas, nos será más fácil no solamente recordarlo sino sobretodo descubrir durante la misma entrevista puntos a completar (el típico “tenemos 3 razones por ..” y solo se explican dos), preguntas por hacer (más allá de las preparadas), tareas a iniciar y puntos de acuerdo a formalizar.

Se puede llegar a tener el acta redactado en salir de la reunión.

4. Para mostrar respeto a nuestros interlocutores

Desde mi punto de vista, culturalmente escribir lo que comenta un interlocutor demuestra interés. Por lo tanto, si además lo hacemos en una libreta bonita más que hojas que se pueden perder, mostramos que consideramos importante lo que se esta comentando. Sin duda, es una prueba de respecto.

Por otra parte, escribir también permite compartir mucho más fácilmente, en todo momento, lo escrito: mapas mentales, notas de reuniones, comunicaciones...

Un ultimo comentario: ¿Dónde escribir? ¿Libreta, papel, ordenador, tablet? Lo que nos sea más cómodo para reflexionar y archivar.