Preparar las reuniones es importante

Por Silvia Estrems.

“Preparar las reuniones es importante” parece un tópico. Mi observación a lo largo de mis años de experiencia es que incluso cuando sabemos que es importante, que nos lo han dicho varias veces y que lo hemos comprobado, no se prepararan sistemáticamente las reuniones.

¿Cuales pueden ser las consecuencias de una mala (o inexistente) preparación? Pérdida de tiempo, objetivo no alcanzado, oportunidad estropeada, resultados menores... sólo citando las primeras que me vienen en la cabeza.

Por otro lado, podría compartir miles de ejemplos de reuniones exitosas por la calidad de la preparación, ejemplos personales o vividos por nuestros clientes. Supongo que todos tenemos al menos un ejemplo de una buena preparación de una reunión. Cada uno de nosotros tenemos nuestra forma de hacer esta preparación.

Yo, por mi parte, aplico el método que enseñamos en P-Val (el método P+). Es difícil resumir 2 días de formación en pocas palabras. Cómo mínimo, creo necesario respetar los siguientes pasos:

1. No preparar solo: dos personas (o más) pueden llegar a tener una mejor visión de cómo alcanzar el objetivo.
2. Por lo tanto, tener muy claro el objetivo que perseguimos – por ejemplo, en una primera visita de prospección comercial queremos detectar el dolor, en una reunión de tipo formación queremos que los participantes dominen nuevos gestos, en una reunión de proyecto queremos tomar decisiones concretas...
3. Luego, identificar los integrantes de la reunión, sus diversas motivaciones o resistencias frente a nuestro objetivo y construir el discurso en función de ello. En la entrevista, el discurso es una serie de preguntas, en la formación es una continuidad de mensaje organizados para entenderlos y practicarlos, en una reunión de decisión es un camino de convicción que responde a las necesidades de cada participantes.
4. Preparar una introducción que facilite el éxito de la reunión.
5. Y no olvidarse de preparar la conclusión: una incitación concreta a la acción. Arrancar el proyecto si estamos haciendo una venta compleja, obtener un compromiso de aplicación individual si estamos formando, o aplicar la decisión si estamos en una reunión de proyecto. 

¿Mi recomendación de tiempo a dedicar a la preparación? Entre 2 o 3 veces el tiempo pensado para la reunión. ¿Os parece demasiado? Con la práctica os prometo que vais a experimentar reuniones más cortas con mayor resultado. Os animo a invertir este tiempo para ganar en eficiencia.

Y podéis reflexionar sobre esta sentencia de Voltaire: “Os escribo una larga carta porque no tengo tiempo para escribirla corta”.